A home office előnyei
Jelen pillanatban a legtöbb vállalatban kényszer szüli a digitális átállást az otthoni munkavégzésre, azonban ez nem jelenti, hogy ezzel együtt hatékonyságot is kell veszíteni.
Szerencsére ma már eltérő fizikai helyen is számos megoldással tudjuk megvalósítani azokat a csoportos feladatokat is, amelyeket általában egy térben szoktunk másokkal megoldani. Rengeteg teamwork szoftver létezik, amikkel hatékonyan tudunk meetingelni, konzultációkat és megbeszéléseket tartani. Ilyen célokra készültek például a Skype, a Zoom vagy a Microsoft Teams szoftverei is.
A helyzet tehát adott, a technológia már évek óta rendelkezésre áll, hogy otthonról is hatékonyan és biztonságosan tudjanak dolgozni a munkavállalók, azonban a távoli munkavégzés számos veszélyt hordoz magában, és a nem megfelelő kialakítással nem csak hatékonyságot, de rengeteg adatot és pénzt is veszíthet a vállalkozásunk.
Önállóan nem ajánlott megszervezni a home officet
A koronavírus járvány a legtöbb céget felkészületlenül érte, ezért sokan hazaküldik a munkavállalókat a céges laptoppal és telefonnal, azzal a megjegyzéssel, hogy mostantól otthonról kell elvégezniük a szokásos feladataikat. Ez a megoldás üzletpolitikai szempontokat figyelembe véve teljesen érthető, azonban olyan veszélyeket rejt, amelyekre a legtöbb vállalati döntéshozó nem gondol vagy nem tartja reálisnak. Ilyen veszélyek az alábbiak:
- A vállalati megoldásnak megfelelő sávszélességű internet szükséges az otthonokba a munkavállalók hatékony munkavégzéséhez
- A munkahelyi hálózat korlátozottan bírja el a tömeges távolról indított egyidejű munkameneteket
- Legyen az otthoni gépen licenszelt, frissített víruskereső, máskülönben az otthoni gépek biztonsági réseket jelentenek, hiszen egy vírus az egész vállalatot megbéníthatja
- Az alap beállításokkal működtetett home WIFI router, biztonsági rést jelent a vállalat számára
- Ha az adatok saját eszközökön tároltak, akkor az adatvesztés kockázata lényegesen nagyobb, mintha az adatokat a vállalat által felcsatolt hálózati meghajtókon tárolnák.
- Az adatvesztések és az adatok eltulajdonítása ma nagyobb veszélyt jelent, mint bármikor máskor a történelemben, hiszen nem csak az elmúlt évek tendenciái folytatódnak, miszerint egyre nagyobb teret nyer a kiberbűnözés, de a kialakult helyzet miatt a hackerek biztosan növelni fogják az online aktivitásukat.
A biztonságos home office feltételei
A dolgozók biztonságos otthoni munkavégzések megszervezéséhez az alábbi kritériumoknak kell megfelelni:
Tartományvezérlő megléte: Ez egy olyan szerver, amely képes a felhasználók azonosítására és a jogosultságuk ellenőrzésére. A tartományvezérlők tárolják a felhasználói fiókok adatait is.
Redundancia kialakítása: A redundáns kialakítás célja a megbízhatóság növelése, vagyis a leállásmentes, zavartalan működés biztosítása és az adatvesztés elkerülése. Ezen belül a hálózati redundancia biztosítja, hogy a hálózat szolgáltatásaiban ne okozhasson meghibásodást egy adott útvonal hibája. A hálózati elemek redundanciájának (többszörözöttségének) köszönhetően több útvonalon keresztül is elérhető ugyanaz a hálózati eszköz és annak szolgáltatása, így szükség esetén egy meghibásodott útvonal helyett használni lehet egy másik útvonalat, ezáltal a hiba ellenére zavartalanul tudnak működni a szolgáltatások. Főleg az olyan folyamatoknál kritikus fontosságú, amelyek kiesése a normál üzletmenet leállását eredményezné (pl: levelezés).
Biztonsági mentés: Az új helyzet miatt a munkavállalók most tömegesen dolgoznak távolról, ami jelentősen megnöveli az adatvesztés kockázatát. A rendszeres biztonsági mentés elengedhetetlen a kisebb vállalkozások számára is, hiszen nem csak az ártalmas szoftverektől kell féltenünk az értékes információinkat. A gépek túlmelegedése vagy egy emberi hiba is éppolyan problémákat okozhat, mint a számítógépes vírusok. Íme néhány tény a merevlemezekről:
- Minden 15 másodpercben egy merevlemez tönkremegy
- A laptopok 15 százalékát vagy ellopják, vagy meghibásodik a merevlemeze
- Ötből egy számítógép végzetes merevlemez károsodást szenved élete során
- Minden merevlemez meghibásodik egy idő után
Helyi szerver használata: A fizikai szerver használata lerövidítheti a fájlok elérési idejét, hiszen szemben a felhő alapú adattárolással, a helyi szervernek nem kell adott esetben megküzdenie a gyengébb vállalati sávszélességgel az adatok lehívásakor.
A távoli munkavégzés gyakorlati kialakítása
Az IT eszközök összehangolása során a legfontosabb szempont, hogy minden vállalati szolgáltatás oda kerüljön, ahol a jellegéből adódóan a legideálisabb helyen van. A levelezőrendszert érdemes adatparkból vagy felhőből (MS O365, Google, stb..) üzemeltetni. A kulcsfontosságú adatokat pedig nem csak a helyi szerveren, de egy biztonságos, fizikailag eltérő helyszínen is tárolni szükséges. Az igazán profi (és költséges) megoldás, ha tartományvezérlőből kettő áll rendelkezésünkre, egy helyi és egy, amelyiket felhőben szinkronizálunk.
A biztonságos távoli munkavégzés rendszerének kialakításához az alábbi intézkedések szükségesek:
- Kiemelt fontosságú, hogy a vállalati irodában lévő internet sávszélessége elbírja a távoli munkavégzést, továbbá a home officeban dolgozó kollégák otthoni internete is megfelelően erős kell, hogy legyen.
- Ki kell vonni azokat az elemeket, amelyek IT biztonsági szempontból alkalmatlanok a távoli hozzáférésre (tehát támogatását veszített operációs rendszerrel üzemelő gépek, legfrissebb verziójú de nem naprakész, minden munkához nem szükséges és/vagy megkérdőjelezhető forrásból származó szoftverek).
- Minden szoftver megléte és beállítása, amely a munkához kell
- A vállalat számára elérhető 0. napi kártevők ellen is védő szoftver telepítése és teljes scan futtatása.
- A munkavállalók lehetőleg ne a számítógép merevlemezére, hanem már a munka végzése közben is automatikusan felhőbe vagy külső szerverre mentsék a fájlok.
- A szerverekről megfelelő biztonsági mentés készüljön.
- Vállalati távmenedzsment rendszer telepítése, hogy a céges infrastruktúrába újonnan bekerülő gép is megfelelő kezekbe kerüljön